Paperless NGX ist in der Community teilweise in aller Munde. Kostenlos, OpenSource, Docker-fähig. Hier ist einmal ein einfacher Vergleich.

NGX ist hier eine wilde Mischung. Ein bisschen Java hier (Apache Tika, Formaterkennung), ein bisschen Go (Gotenberg) da und als Hauptdarsteller Python3 als Frontend. Als Datenbankbackend dienen entweder PostGres, MariaDB oder MySQL, alles freie Datenbanken, die hier gut und gerne auch als Pakete bei namhaften NAS-Herstellern auch für den Bare-Metal Weg zur Verfügung stehen (u.a. bei Synology und UGreen). Summa sumarum muss man hier aber sagen, dass man wohl zu Beginn mit einem Footprint mit 4GB RAM sehr gut klar kommt, 8 GB sind dann schon gar üppig für Startsysteme. Da kommt ELO nicht mit, ELOprofessional verleibt sich dann schon bei V23-Systemn gut und gerne brutto 12-14 GB ein, V25 ist noch etwas heftiger unterwegs mit 17GB+. Kingston und Co. freuen sich.

Wo ELO mit seinen dyn. Registern punktet und auch mit seinen Archivansichten, kann hier NGX durchaus mit seinen Ansichten gleichziehen bzw. überflügelt ELO sogar geringfügig. Spalten können aus/eingeblendet, sortiert werden. Das kann ELO bis heute in Version 25 nicht, bzw. ist das eher ein Generation 2 / administratives Thema über den Workspace. Filterung ist bei NGX hier aufgrund von Zusatzfeldern möglich (Bereichswerte). Vieles was bei ELO mittels Suche+dyn.Register möglich ist, ist hier mit nur wenigen Klicks erreich/aktualisierbar, wohingegen bei ELO zuerst einmal eine Suche abgesetzt werden muss, um ein dyn. Register ableiten zu können. Will man dieses aktualisieren, dann ist wiederum die Suche von Beginn an anzubahnen, bzw. wenn man mitgedacht hat, aus einer Vorlage zu laden. Wehrmutstropfen: Ansichten sind bisher nur auf Userebene speicherbar, alle anderen User dürfen wieder von Vorne anfangen. Hier ist dann direkter Datenbankeinsatz vonnöten. Und wo ELO natürlich wiederum Nachteile hat, hat es dann auch wiederum den Vorteil, dass hier die Registerdefinition in JSON Notation geführt wird oder in SQL Notation, diese kann wiederum einfacherweise per Programmierung angepasst und wiederholt werden.

Zzt. verfügt Paperless NGX über keine echte Versionskontrolle. Sprich Dokumente werden hochgeladen und das war es dann. Auch können Dokumente über die WebUI verändert werden (PDFs mit PDF Editor, der hier eine neue Sortierung der Seiten zulässt), das wird dann zwar im Verlauf protokolliert allerdings wird dann hier wahrscheinlich zwar das Original aufbehalten (zu prüfen). Eine revisionssichere Ablage ist das dann gesamt gesehen eher nicht so wirklich, teilweise lässt sich das aber durch das Berechtigungssystem herstellen (keine Änderungsrechte für „normale“ Benutzergruppen, dann entfällt hier auch die Möglichkeit zum Löschen).

Die Installation ist relativ einfach über Docker-Container und dauert in etwa 20-30 Minuten. Mit Debian-Installation ist das System also binnen einer Stunde einmal grundinstalliert und danach einsatzbereit. Weitere Anpassungen für die API Verwendung sind hier keine erforderlich. Ggf. müssen hier einmal die Dokumenttypen hinterlegt werden, Tags sowie die Korrespondenten. Es sind darüber hinaus Ansichten anlegbar (bspw. alle Dokumente vom Typ Eingangsrechnung über 10.000 EUR).

Hier wird es dann schon ein wenig knifflig. Standardmäßig müssen hier bei Paperless NGX immer „Parser“ vorhanden sein, um Dokumentformate abzubilden. Hier können dann schon einige Formate aus dem Raster fallen, die bei anderen Systemen kein Problem dargestellt haben. Beliebte Formate könnten hier sein:

• MSG (Microsoft Outlook)
• HTML (HTML-Dokument)
• ZIP-Formate (ZIP, RAR, TAR, 7Z)

Das positive wiederum ist hier aber. Für folgende Formate gibt es automatisiert erstellte Vorschauen, die in der WebUI angezeigt werden können.

• Office Formate (Microsoft), LibreOffice Formate
• PDF (inkl. Editierbarkeit von PDFs [Änderung Seitenreihung, Rotation])
• TIF

Migriert man also von ELO nach Paperless NGX, dann ist hier zu berücksichtigen, dass bestimmte Formate im „Standard“ erst einmal nicht gehen werden. Auch Annotationen kann man sich hier bei einer Migration von ELOoffice/professional/enterprise nach NGX erstmal in die Haare schmieren, wenn man die Dateien direkt übernimmt. Man müsste hier schon Zwischenausgaben mit „eingefrorenen“ Annotationen machen (dem entsprechend aufwändig), um diese Information irgendwie zu erhalten. Neu anlegen kann man aber in NGX keine mehr. Sprich die Zeit von Stempeln ist hier vorbei.

Vorteile/Nachteile: Vorteil ggü. ELO ist hier natürlich die Kontinuität der WebUI am Desktop. Alles wirkt hier viel cleaner als bei ELO. Nachteile: man verliert hier natürlich an Funktionalität.