Paperless NGX

Paperless NGX ist in der Community teilweise in aller Munde. Kostenlos, OpenSource, Docker-fähig. Hier ist einmal ein einfacher Vergleich.

Versionskontrolle

Zzt. verfügt Paperless NGX über keine echte Versionskontrolle. Sprich Dokumente werden hochgeladen und das war es dann. Auch können Dokumente über die WebUI verändert werden (PDFs mit PDF Editor, der hier eine neue Sortierung der Seiten zulässt), das wird dann zwar im Verlauf protokolliert allerdings wird dann hier wahrscheinlich zwar das Original aufbehalten (zu prüfen). Eine revisionssichere Ablage ist das dann gesamt gesehen eher nicht so wirklich, teilweise lässt sich das aber durch das Berechtigungssystem herstellen (keine Änderungsrechte für „normale“ Benutzergruppen, dann entfällt hier auch die Möglichkeit zum Löschen).

Installation

Die Installation ist relativ einfach über Docker-Container und dauert in etwa 20-30 Minuten. Mit Debian-Installation ist das System also binnen einer Stunde einmal grundinstalliert und danach einsatzbereit. Weitere Anpassungen für die API Verwendung sind hier keine erforderlich. Ggf. müssen hier einmal die Dokumenttypen hinterlegt werden, Tags sowie die Korrespondenten. Es sind darüber hinaus Ansichten anlegbar (bspw. alle Dokumente vom Typ Eingangsrechnung über 10.000 EUR).

Formate & Renditioning

Hier wird es dann schon ein wenig knifflig. Standardmäßig müssen hier bei Paperless NGX immer „Parser“ vorhanden sein, um Dokumentformate abzubilden. Hier können dann schon einige Formate aus dem Raster fallen, die bei anderen Systemen kein Problem dargestellt haben. Beliebte Formate könnten hier sein:

MSG (Microsoft Outlook)
HTML (HTML-Dokument)
ZIP-Formate (ZIP, RAR, TAR, 7Z)

Das positive wiederum ist hier aber. Für folgende Formate gibt es automatisiert erstellte Vorschauen, die in der WebUI angezeigt werden können.

Office Formate (Microsoft), LibreOffice Formate
PDF (inkl. Editierbarkeit von PDFs [Änderung Seitenreihung, Rotation])
TIF

Migriert man also von ELO nach Paperless NGX, dann ist hier zu berücksichtigen, dass bestimmte Formate im „Standard“ erst einmal nicht gehen werden. Auch Annotationen kann man sich hier bei einer Migration von ELOoffice/professional/enterprise nach NGX erstmal in die Haare schmieren, wenn man die Dateien direkt übernimmt. Man müsste hier schon Zwischenausgaben mit „eingefrorenen“ Annotationen machen (dem entsprechend aufwändig), um diese Information irgendwie zu erhalten. Neu anlegen kann man aber in NGX keine mehr. Sprich die Zeit von Stempeln ist hier vorbei.